怎么管理自己的工作和生活?我尝试了Notion+滴答清单

日常浏览少数派时,遇到好的文章或者种草推荐,我都会把相关的链接发送到Notion。Notion的文章和视频记录库中就存放着大量文章,每天晚上打开Notion,一一阅读摘抄消化,形成完整的阅读闭环。突然,钉钉弹窗显示有新的Tapd task需要处理,点击查看task的大致内容,如果是需要敏捷开发流程的task直接丢进Notion的Tapd数据库,如果是其他简单的task则发送到滴答清单做Check。对于滴答清单,更重要的是记录日常琐事,比如取快递、朋友生日、打电话等。

这里提到了日常工作生活中会遇到的三大场景:

  • 工作
  • 提升(我更情愿说是输入,有输入才有输出)
  • 日常的生活杂事

我用Notion+滴答清单把工作生活安排的妥妥当当,轻松搞定。

滴答清单

滴答清单简洁易用效率高,全平台支持。可以通过微信创建任务,开启智能识别日期来设置提醒,使用番茄计时保持专注,从记录到完成,滴答清单10+个平台的30+功能,只为确保每一个环节都简单快捷。这是官方说的,我使用滴答清单本质工作:清单。

使用场景

  • 日常琐事
  • 人际交往
  • 工作中遇到的临时处理或者不需要经过敏捷开发流程的任务

Notion

Notion是一款提供笔记、任务、数据库、看板、维基、日历和提醒等组件的应用程序。你可以将这些组件连接起来,来创建自己的系统,用于知识管理、笔记记录、数据管理、项目管理等,另外官方和社区也提供了很多不错的模板可直接Duplicate。我用Notion替代了印象笔记(虽然我是印象笔记专业版的老用户,奈何印象笔记太不思进取了),目前Notion的主要使用场景如下:

  • 待读
  • 追剧
  • 输入计划(书单、新技能、博客文章等)
  • 工作中需要敏捷开发流程的task、工作日志
  • 每日一记
  • 其他资料

(这两款App均有全平台支持,滴答清单免费版有数量和功能限制,每月16月可获得全功能,当然按年付费更优惠些;Notion免费版有块限制,绑定教育邮箱可免费获得全功能)

我的工作生活流

结合自身需求和使用场景,整合了滴答清单和Notion,构建了我的工作生活流。这里秉承的原则是,Notion承担工作项目、自身输入和目标管理,而滴答清单是生活琐事和那些能较快处理的工作任务。

  1. 日常的生活杂事分发给滴答清单
  2. 工作中遇到的临时处理或者不需要经过敏捷开发流程的任务分发给滴答清单
  3. 工作中需要敏捷开发流程的任务,主要来自Tapd,分发给Notion
  4. 输入指网上冲浪的待读、待看或者是个人提升计划,像学习摄影、阅读书单等分发给Notion
  5. Notion 新增或更新item触发AutoMate同步条件
  6. AutoMate执行同步操作将Notion的item同步到Google Calendar
  7. Google Calendar将新建的日程通过Email发送到我的邮箱(可供检查同步是否成功)
  8. 滴答清单订阅Google Calendar

以上是主要实现的流程,能满足基本的三大场景。在苹果手机主屏幕上直接添加滴答清单的小组件,可以清晰的一览今天的任务。

另外如果你觉得滴答清单的小组件不美观,也可以使用ios日历应用订阅滴答清单和Google Calendar。但需要注意的是移动端的滴答清单默认是订阅了ios日历的。于是会出现这样的情况(滴答清单本身任务是A,Google Calendar是G):

滴答清单 = A + ios日历 + G

iso日历 = A + G

简单的数学运算后:滴答清单 = 2A + 2G,显示就会存在重复。这时候在滴答清单的iso日历中隐藏A和G,那么滴答清单 = A + G,显示就正常了。

或许你会有疑问,ios日志取消订阅Google Calendar,只订阅滴答清单,问题不就迎刃而解了吗?而现实是NO NO NO….,因为ios订阅滴答清单只会显示A,而订阅的G是不会显示的。ios日历小组件长这样,绿色是A,其他是G。

Notion同步到滴答清单

前面提到了AutoMate,来看看我的工作生活流中的5、6、7是怎么产生的。

背景

对于工作中确认需要敏捷开发流程的task或者大型项目,我希望能在滴答清单中看到它的Deadline,打开滴答清单或者手机小组件上可查看整体的工作安排,这一点Notion是做不到的。通常可以把任务分两次分发给滴答清单和Notion,但这里有一个痛点:如果Notion内task的Deadline发生变更,需要及时手动去修改滴答清单对应的task,由于相同的task分布在两个APP内,手动同步操作本身就很容易被各种事情打断遗忘。那么问题来了,有什么解办法能实现自动同步呢?于是开始寻求解决方案。

以往使用过IFTTT,它旨在帮助人们利用各网站的开放API,将Facebook、Twitter等各个网站或应用衔接,完成任务,使“每个人都可以成为整个互联网不用编程的程序员”。另外还有Zaiper和Automate也是提供类似的服务。

简单对比下Zaiper、Automate 和IFTTT。网页设计美观与否就一千个哈姆雷特了。但从功能角度上来说 ,IFTTT和Zaiper对于Notion只提供新增item的API,显然不满足我的需求。而Automate 功能上强大些,提供了新增item和更新属性的操作。同步时效上,在免费账户下,IFTTT最快,Automate 5分钟,Zapier 15分钟,最后我选择了AutoMate。

问题

由于Automate是国外服务,想直接从Notion同步到滴答清单,似乎不太可能。只能同步到TickTick(滴答清单海外版),但TickTick和滴答清单账号数据是不相通的。如果你直接使用TickTick会更方便,对于订阅了滴答清单高级版的我,当然要物尽其用,况且滴答清单可以通过微信创建任务,易用性上更好。既然不能直接硬钢,那就曲线救国。

解决办法

将Google Calendar当做中间件,从Notion同步到Google Calendar,滴答清单再订阅Google Calendar,就实现了Notion到滴答清单。有了思路,说干就干。

首先我在Google Calendar建立了2个日历:inbox和work。字面上就能理解inbox承担的是事件收集功能,而work就是有明确Deadline的事件集,inbox和work事件上不存在交集的。根据需求我在Automate中创建了3个自动化任务。

ANotionAInbox

Notion新增的item会直接新增进inbox,通常这些事件还没有明确的Deadline,Google Calendar新建日历事件的startTime和endTime设置为item的创建时间(CreatedTime),Location设置为item的id(是为了之后item属性更新能搜索到inbox新增事件)

UNotionDInboxAwork

一旦确定好Deadline时间,Notion的Deadline属性变更,根据item id在inbox搜索事件,获取事件id,再删除inbox事件,最后在work中新增事件。事件的startTime和endTime设置为item的Deadline,Location设置为item的id。

UNotionDWorkAWork

Notion的任何属性变更会触发搜索,这次是在work中进行搜索,获取事件id,更新事件。

Notion属性变更会同时触发UNotionDInboxAwork和UNotionDWorkAWork。

图中

  • 否(1):不是第一次属性变更,UNotionDInboxAWork执行失败,因为在第一次属性变更时inbox中对应的事件已删除;
  • 否(2):是第一次属性变更,如果不是Deadline属性,UNotionDInboxAWork执行失败,因为work中新增事件的startTime和endTime设置的是Deadline,而Notion新增item时Deadline是空的
  • 是(1):UNotionDWorkAWork在第一次属性变更时执行失败,work中还没有创建该事件

另外如果不是第一次属性变更,任何属性的变化,UNotionDWorkAWork都执行成功,如果是Deadline属性,会更新事件的startTime和endTime,其他属性不变。

同步任务执行成功后,都会发Email到指定账号。

Automate的注意事项:

  • 只能设定最多 5 個自动化任务(上方說明就代表 2个任务)
  • 1 个月最多只能同步 300 次(只要一个流程有触发成功,就算 1 次同步)
  • 触发同步的时间为 5 分钟 1 次

以上就是我的工作生活流,有很多地方存在bug,但基本满足我的需求,目前使用起来还是比较顺畅的,如果更好的想法欢迎大家分享。

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